Zukunftssicheres Recruiting durch Automatisierung

Wichtige Erkenntnisse:

• In Deutschland und Großbritannien übt der zunehmende Wettbewerb um Fachkräfte Druck auf Recruiter*innen aus und erhöht ihren Workload.
• Überraschenderweise wird der Großteil der Recruiting-Prozesse in beiden Ländern manuell ausgeführt, was den Arbeitsaufwand für Recruiter*innen erhöht.
• Indem Routineaufgaben automatisiert werden, können Recruiter*innen bis zu 12 Wochenstunden einsparen und sich dadurch stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.
• Kandidat*innen geben an, dass ein effizienter Bewerbungsprozess zunehmend ihre Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber beeinflusst.

Arbeitsmarktlage in Deutschland und Großbritannien

Die Bundesagentur für Arbeit fasst im Monatsbericht für September 2023 zusammen, dass die Arbeitslosigkeit und Unterbeschäftigung im Zuge der Herbstbelebung gesunken sind. Gleichzeitig prognostiziert das IAB ein Schrumpfen der Erwerbsbevölkerung um mehr als 7 Millionen bis zum Jahr 2035. Diese Entwicklungen stellen Personalverantwortliche zunehmend vor Herausforderungen. So beläuft sich die durchschnittliche Vakanzzeit, also die Zeitspanne zwischen gewünschtem Besetzungstermin und Stellenabgang im September dieses Jahres auf 154 Tage. Vakanzen in Großbritannien fielen zwar zuletzt, beliefen sich jedoch im Q3 auf knapp unter 1 Millionen. Damit ist die Zahl der offenen Stellen immer noch 20 % höher als vor der Pandemie. Unternehmen berichten zunehmend über Schwierigkeiten, offene Stellen zu besetzen – dies ist gepaart mit der Nachfrage höherer Gehälter, um die steigenden Lebenskosten auszugleichen.

Zunehmend überlastet: Es ist höchste Zeit für Unternehmen, Recruiter*innen stärker zu unterstützen

Während mehr als die Hälfte aller Personalverantwortlichen in Deutschland den zunehmenden Wettbewerb um Fachkräfte schon seit mehr als zwei Jahren wahrnimmt, spitzt sich die Lage in Großbritannien erst seit ein bis zwei Jahren zu. Heute nehmen jedoch 8 von 10 Personalverantwortliche in beiden Ländern einen zunehmenden Wettbewerb um Arbeitskräfte am Arbeitsmarkt wahr. Der Druck, die offenen Stellen zu besetzten erhöht sich, genauso wie die Vakanzzeit (81 % in DE, 68 % in UK) und die Arbeitsbelastung (67 % DE, 40 % UK). Kandidat*innen in Deutschland sehen ihre Lage derweil entspannter: 43 % schätzen ihre Jobchancen verglichen mit den letzten Jahren besser ein. 

Recruiting ist unterdigitalisiert – durch Automatisierung manueller Aufgaben könnten Recruiter*innen zwischen 10 und 12 Wochenstunden einsparen

Wie können Recruiter*innen entlastet, Prozesse beschleunigt und das Kandidatenerlebnis verbessert werden? Unsere Befragung hat ergeben, dass Recruiter*innen durchschnittlich 11 Wochenstunden mit manuellen Aufgaben, wie zum Beispiel der Formulierung von Stellenanzeigen oder dem Senden von Eingangsbestätigungen verbringen. Aufgaben, die automatisiert werden und Zeit für die eigentliche Kerntätigkeit, wie das Führen von Vorstellungsgesprächen, Weiterentwicklung, und interne Beratung schaffen könnten. 86 % der befragten Recruiter*innen in Deutschland planen Termine für Bewerbungsgespräche manuell – in Großbritannien sind es immerhin 68 %.

Obwohl Automatisierung im Recruiting schon seit Jahren ein wichtiger Trend ist, hängen viele Unternehmen mit der Implementierung noch hinterher. So wünschen sich 60 % der Personalverantwortlichen zunächst die Automatisierung einfacher Prozesse, wie der automatischen Eingangsbestätigung nach der Bewerbung (64% in DE, 43% in UK) oder dem Verschicken von Erinnerungen (51 % in DE, 32 % in UK). Sehr gefragt sind außerdem Lösungen für die Vollständigkeitsüberprüfung von Bewerbungen (45 % in DE, 35 % UK).

Der schnellere und effizientere Bewerbungsprozess gewinnt aus Sicht von Kandidat*innen und Recruiter*innen

Im Schnitt sind Kandidat*innen in Deutschland 3 Monate auf Jobsuche, in Großbritannien sind es knapp zwei Monate. Erwartungen und Realität gehen häufig auseinander. Während jede*r zweite Kandidat*in nach maximal einer Woche eine erste verbindliche Rückmeldung zur Bewerbung erwartet, erhält jede*r zweite Kandidat*in diese jedoch erst viel später.

Dazu kommt: Bereits bei ihrer letzten erfolgreichen Jobsuche hatten zwei von fünf Kandidat*innen in Deutschland die Auswahl zwischen zwei oder mehr Unternehmen. Ein Viertel würde dem Arbeitgeber mit einem schnellen und unkomplizierten Bewerbungsprozess den Vorzug geben, auch wenn andere Faktoren beim anderen Arbeitgeber etwas günstiger sind. Insgesamt sagen 66 %, dass ein effizienter Bewerbungsprozess ihre Entscheidung signifikant beeinflusst. Die britischen Vorreiter in der Automatisierung von Recruiting-Prozessen berichten auf Unternehmensseite vor allem von Zeit- (46%) und Ressourcenersparnissen (28 %).

Jetzt unsere Fact Sheets für Deutschland und UK kostenlos herunterladen.

Fazit und Empfehlungen

Unsere Umfrage unterstreicht den bereits bekannten Wettbewerb um Arbeitskräfte, der Recruiter*innen mit vor wachsende Arbeitsbelastung und längere Vakanzzeiten stellt. Das Gute ist: Automatisierung bietet Lösungen – insbesondere zur Optimierung von Routineaufgaben – mit dem Potenzial, 10 bis 12 Wochenstunden für manuelle Aufgaben einzusparen. Das Feedback von Kandidat*innen verdeutlicht die Bedeutung effizienter Kommunikation, da direkte Rückmeldungen den Einstellungsprozess erheblich beschleunigen und die Zufriedenheit von Bewerber*innen erhöhen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Unternehmen deswegen Ressourcen für automatisierte Lösungen einplanen und gleichzeitig einen bewerberzentrierten Ansatz verfolgen.